Adjoint administratif

QUI NOUS SOMMES
Le GRAME (Groupe de recommandations et d’actions pour un meilleur environnement) est une organisation d’intérêt public fondée en 1989 et basée à Montréal. Acteur important au Québec lorsqu’il est question de solutions novatrices et réalistes aux grands problèmes environnementaux, c’est aussi une force collective inspirante bien enracinée dans sa communauté.
Reconnu pour son expertise approfondie en matière de transport, d’énergie, d’écofiscalité, de gestion des matières résiduelles, de verdissement et d’aménagement urbain, le GRAME œuvre à la protection de l’environnement et à la promotion du développement durable en orientant ses activités autour de trois pôles complémentaires : l’influence auprès des décideurs, la sensibilisation et l’éducation relative à l’environnement et l’intervention directe sur le terrain.

QUI TU ES
Tu es une personne engagée, organisée, créative et passionnée par l’environnement? Ta gestion de temps et la priorisation des tâches sont tes forces. Pour toi être rigoureux, attentionné aux détails est un must. Tu as d’excellentes compétences en communication écrite et verbale. On veut te rencontrer, tu es sûrement la perle que nous cherchons!

CE POURQUOI NOUS VOULONS T’EMBAUCHER
Administration et ressources humaines
 
·         Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau : Maintenir l'inventaire des fournitures, anticiper les fournitures nécessaires, rechercher des fournisseurs, procéder aux commandes et vérifier la réception des fournitures;

·         Assurer le fonctionnement des équipements: remplir les exigences d'entretien préventif, appeler pour des réparations, tenir à jour les inventaires d'équipement, évaluer de nouveaux équipements et techniques;

·         Améliorer le système de classement des documents administratifs formats papier et numérique et en assurer la maintenance;

·         Rédiger, réviser, traduire, traiter, mettre à jour et transmettre divers textes, lettres et autres documents à destination interne ou externe;

·         Produire des rapports, des bilans et des listes, notamment à l’aide du CRM;

·         Appuyer les ressources humaines (RH) dans les processus de dotation (recrutement, accueil et intégration des nouveaux employés);

·         Supporter l’organisation d’activités spéciales ou ponctuelles;

·         Proposer des solutions d’amélioration et d’optimisation des différents processus sous sa responsabilité et auxquels il participe;

·         Assister l’équipe dans la révision et l’optimisation des différents programmes et outils en ressources humaines (accueil, évaluation, sigrh, etc) ;

·         Supporte tout le service des ressources humaines d’un point de vue administratif (production de contrats, demandes de paiements, réquisitions, etc.) ;

·         Effectuer la saisie, la correction et la mise en page de documents de toutes sortes, notamment de textes, de lettres, de tableaux et de documents de présentation ;

·         Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements aux personnes concernées;

·         Répondre aux appels téléphoniques et faire les suivis nécessaires;

·         Photocopier et imprimer des documents.
 
Comptabilité (par projets)
 
Si tu n’as de compétences en comptabilité, nous sommes quand même intéressés par ta candidature!
 
·        Effectuer la tenue des livres, en comptabilisant les écritures d’achats, de ventes, de paie et de banque;
·        Contrôler les écritures et passer les écritures de fin de mois;
·        Classer les documents comptables et fiscaux;
·        Préparer et contrôler les écritures de fin d’exercice;
·        Concilier mensuellement les comptes bancaires, carte Visa Affaires et autres;
·        Effectuer le paiement des fournisseurs via accèsD;
·        Suivre les comptes clients et effectuer le recouvrement des factures impayées;
·        Préparer et transmettre des rapports issus de SAGE Simple comptable, au besoin;
·        Participer à l’audit les états financiers de fin d’année;
·        Participer à l’élaboration du budget de l’organisation.
 
Support aux programmes
 
·         Supporter les coordonnateurs de programme et les chargés de projets dans leurs tâches, notamment dans la préparation de lettres et autres documents, la planification d’événements, l’approvisionnement et les suivis budgétaires.
  
COMPÉTENCES ET EXIGENCES REQUISES
 
·         Diplôme d’études collégiales (DEC) ou l’équivalent;
·         Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau;
·         Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs;
·         Maîtrise de MS Office (Excel et Word en particulier);
·         Maîtrise de Sage/Simple comptable;
·         Gérer les informations sensibles de manière confidentielle;
·         Très bonne connaissance du français parlé et écrit ;
·         Bonne compréhension des fonctions RH et de leurs interrelations ;
·         Mener tout dossier connexe qu’on lui confie.
 
DES POINTS BONIS POUR TOI SI
 ·         Expérience avec Salesforce ou un autre CRM;

·         Connaissance de Gmail, de Google Drive et de la suite Google en général;

·         Intérêt pour l’environnement;

·         Connaissances en santé et sécurité au travail (SST);

·         Aimes travailler dans un bureau ouvert;

·         Compétences en informatique.

AU GRAME, ON VEUT QUE TU SOIS BIEN
 ·         Un poste rémunéré entre 25h à 35h par semaine, selon tes besoins;

·         Un programme d’avantages sociaux qui se ficèle pour 2022 ;

·         Des horaires flexibles parce que tu as une vie à part le GRAME;

·         Du télétravail bien dosé;

·         Un management collaboratif reposant sur la confiance et le codéveloppement;

·         Un bel environnement de travail à deux pas du fleuve et du canal Lachine;

·         Un accès au toit vert pour se relaxer une fois l’hiver fini;

·         Des activités sociales qui ponctuent l’année;

·         Une équipe dynamique, engagée et qui a vraiment du fun;

·         Une semaine de travail complète de congés mobiles ainsi qu’une semaine de vacances du temps des Fêtes qui s’ajoutent aux vacances annuelles.

Contrat : temps plein à durée indéterminée
Lieu de travail : 735, rue Notre-Dame, Lachine H8S 2B5 (possibilité de télétravail)
Salaire : entre 17$/heure et 21$/heure selon expérience
Date d’entrée en poste : dès que possible

Fais-nous parvenir ton curriculum vitae accompagné d’une lettre au plus tard le vendredi 29 octobre 2021 pour nous convaincre que tu es le maillon manquant de notre équipe à recrutement@grame.org avec l’objet « Candidature Adjoint administratif». Merci à tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes convoquées en entrevue seront contactée