Coordination de bureau

Titre du poste : Coordination de bureau

 Lieu de l’emploi : Montréal, Canada

Durée du poste: 35h semaine / poste permanent

Supérieur immédiat : Direction administration et finance

Date prévue de début : Juin 2022


OBJECTIFS DU POSTE

Le/la titulaire du poste est responsable d’assurer le bon fonctionnement général des espaces de bureaux de façon journalière et pérenne, il appui les opérations de l’organisation, accueil les bénévoles et visiteurs, est responsable de l’ensemble des tâches administratives liés aux activités des directions. La personne assure une cohérence et une standardisation dans les façons de faire. Elle veille à l’optimisation et l’opérationnalisation des méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des directions


ACTIVITES DU POSTE

• Appui administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement de l’équipe de MdM, à la direction et à la gouvernance ;
• Accomplir diverses tâches administratives (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, registre des inventaires, etc.) ;
• Accueillir les visiteurs et les diriger aux personnes attitrées ;
• Répondre à la ligne téléphonique principale et aux courriels ;
• Appui aux différentes directions pour le recrutement des stagiaires ;
• Coordonner la remise et reprise du matériel MDM lors de l’arrivée et départ d’accueil d’un employé ;
• Agir en tant que point focal pour les questions administratives, matérielles et bureautiques ;
• Assurer la logistique des réunions du CA et des sous-comités ;
• Être la personne référence pour les fournisseurs externes ;
• Gestion des ressources matérielles et informatiques (inventaire, stock et achats) ;
• Gestion des espaces communs (salles de réunion, cuisine, espaces de travail) ;
• Secrétariat médical : Envoyer de télécopies aux médecins externes ;
• Effectuer les suivis des envois et copies dans dossiers des patients
• Voir au bon fonctionnement et fournir un appui aux employés pour le système téléphonique, les cellulaires MdM, les photocopieurs et es imprimantes; tout l’équipement du bureau et référer toute problématique aux fournisseurs pertinents
• Être la référence première du fournisseur externe du soutien informatique, en collaboration avec l’agente comptable ;
• Faire l’installation physique de nouveaux postes de travail;
• Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.)

CONDITIONS DU POSTE

• Rémunération compétitive selon la grille salariale de MdM Canada
• Travail à partir du bureau du Siège de MdM Canada à Montréal
• Programme d’avantages sociaux compétitifs (assurance collective – régime de retraite)

QUALIFICATIONS :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe.

SAVOIRS :

·        Langues : Maîtrise du français, de l’anglais parlé et écrit, espagnol un atout ;
·        Logiciels utilisés : Maîtrise de la suite Microsoft Office
·        Expérience : Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.

SAVOIR-ÊTRE :

·        Excellent sens de l’organisation et de la planification ;

·        Excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais.

·        Être méthodique au travail, autonome et prise d’initiatives ;

·        Excellente gestion des priorités, et capacité à travailler sous pression ;

·        Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle ;

·        Diplomatie, calme, patience et sens de l’humour.


Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à recrutement@medecinsdumonde.ca

La date limite pour envoyer votre candidature est le 26 mai 2022.

Veuillez noter qu’il faut obligatoirement avoir une autorisation de travailler au Canada.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.